Términos del Servicio

1. Quiénes somos y qué es esto

ComplexIA (el «Proveedor», con los datos identificativos que constan en el Aviso Legal) ofrece una plataforma en la nube para pequeños negocios: reservas de citas para negocios de servicios; carta, pedidos y caja (TPV) para hostelería; gestión interna de equipos para clubes deportivos; y, en general, gestión de clientes, empleados, facturación y contabilidad.

Estos términos regulan la relación entre el Proveedor y cada negocio dado de alta en la plataforma (el «Cliente»). El Cliente los acepta marcando la casilla correspondiente, en el registro o en su panel, y con ello celebra este contrato, que incluye como parte integrante el Anexo de encargo del tratamiento de datos (apartado 11). Quien acepta declara que está facultado para obligar al negocio.

2. Cuenta y acceso

Cada negocio tiene su propia cuenta en la plataforma, administrada por su titular o por las personas que este designe. Una misma persona puede administrar varios negocios con un único acceso; en ese caso, estos términos se aceptan y se aplican por separado para cada negocio. En los clubes deportivos, la cuenta la gestiona su cuerpo técnico.

El Cliente es responsable de custodiar sus credenciales y de los accesos que conceda a sus empleados, colaboradores o miembros del club. Debe facilitar datos veraces y mantener actualizado el correo de contacto, que es el canal por el que enviamos los avisos de este contrato.

3. Planes, precios y pago de la cuota

Los planes y precios vigentes son los publicados en complexia.es o los acordados por escrito con el Cliente, y se indican sin IVA. El plan Autónomo no tiene cuota: incluye el número de reservas o pedidos web al mes indicado en su descripción, y cada uno adicional se factura al precio indicado más IVA, a mes vencido. El plan Negocio contratado desde la web incluye un periodo de prueba gratuito de 30 días. El plan Premium y los planes para clubes se contratan previa solicitud.

La cuota se paga con tarjeta, a través de Stripe, o por Bizum o transferencia, según lo que se indique al Cliente en su panel. El Proveedor no almacena datos de tarjeta. Los cambios de precio se comunicarán por correo con al menos 30 días de antelación y no afectan al periodo ya pagado.

Cada plan tiene sus límites (por ejemplo, el número de empleados con acceso). Si el Cliente los supera, se le avisa desde el panel y por correo; si no lo regulariza en el plazo indicado en el aviso, cambiando de plan o ajustando su uso, los accesos que excedan del plan se desactivan, sin borrar ningún dato.

4. Cobros del Cliente a sus propios clientes

La plataforma permite al Cliente cobrar reservas y pedidos online a través de su propia cuenta de Stripe o del TPV virtual de su banco (Redsys, con tarjeta y Bizum). La relación con esas entidades, sus comisiones, los fondos cobrados, las devoluciones y las reclamaciones de sus clientes son del Cliente: el Proveedor solo conecta la plataforma con ellas, no recibe ni custodia ese dinero y no almacena datos de tarjeta. Las claves de conexión del TPV se guardan cifradas.

5. Impago

Si una cuota o un cargo queda sin pagar, avisamos al Cliente y le ayudamos a regularizarlo; la plataforma está pensada para pequeños negocios y procuramos no interrumpir la actividad de nadie por un retraso puntual. Mientras tanto:

• Si el cargo del plan Autónomo no se paga en los 7 días siguientes a su comunicación, las reservas y pedidos online del negocio se sustituyen por sus datos de contacto hasta que se pague. El resto del panel sigue funcionando.
• Si la cuota se paga con tarjeta y el cobro falla, el sistema de pagos lo reintenta durante unas dos semanas sin interrumpir el servicio. Si no se consigue cobrar, las reservas y pedidos online del negocio se sustituyen por sus datos de contacto hasta que se pague. El resto del panel sigue funcionando.
• En los demás casos, si el impago se prolonga, el Proveedor podrá suspender la cuenta previo aviso.

Una cuenta suspendida no da acceso al panel y su web pública deja de mostrarse, pero no se borra ningún dato. El Cliente dispone de 30 días naturales desde la suspensión para regularizar el pago y recuperar el servicio exactamente como estaba. Transcurrido ese plazo sin reactivación, la cuenta se considera dada de baja y se aplica el apartado 6.

6. Baja y destino de los datos

El Cliente puede darse de baja en cualquier momento escribiendo a contacto@complexia.es o, si paga con tarjeta, cancelando la suscripción desde su panel; el servicio continúa hasta el final del periodo ya pagado. Tras la baja (voluntaria o por el apartado 5), el Cliente dispone de 90 días naturales para solicitar una exportación de sus datos, incluidas las facturas que haya emitido desde la plataforma.

Conservar esas facturas y demás documentación con obligación legal (normativa fiscal y mercantil, RD 1619/2012) es responsabilidad del propio Cliente como obligado tributario: el Proveedor presta el servicio de alojamiento, pero no asume esa obligación de conservación. Transcurrido el plazo de 90 días, todos los datos se eliminan de forma segura, sin excepciones.

7. Uso aceptable

El Cliente se compromete a usar la plataforma conforme a la ley: a no introducir datos de terceros sin base legal para ello; a no introducir datos de salud u otras categorías especiales de datos fuera de los apartados previstos para ello (apartado 11); a no usar el servicio para enviar comunicaciones no solicitadas, y a no intentar vulnerar la seguridad o el aislamiento entre negocios de la plataforma. El incumplimiento grave de este apartado permite al Proveedor suspender la cuenta con aviso motivado.

8. Propiedad de los datos

Los datos que el Cliente introduce en la plataforma (sus clientes, reservas, pedidos, facturas, empleados, miembros del club, contabilidad) son y siguen siendo suyos. El Proveedor los trata únicamente para prestar el servicio, como encargado del tratamiento, en los términos del Anexo (apartado 11). El Proveedor no vende ni cede estos datos, ni los usa con fines propios, con una única excepción: para saber qué partes de la plataforma se usan y mejorarlas, el Proveedor registra qué secciones del panel visita cada usuario y durante cuánto tiempo, sin el contenido que ve ni lo que escribe. Estos datos de uso los trata el Proveedor como responsable, por interés legítimo (art. 6.1.f RGPD). Los consulta en conjunto por perfil y, de cada persona, solo el último día que entró; los clientes finales del Cliente solo cuentan en las cifras totales. Se borran a los 90 días.

9. Disponibilidad y responsabilidad

El Proveedor presta el servicio con diligencia profesional, medidas razonables de seguridad y copias de seguridad diarias de la base de datos, pero no garantiza una disponibilidad ininterrumpida ni un nivel de servicio (SLA) determinado. La responsabilidad total del Proveedor por daños derivados del servicio queda limitada, en lo que la ley permita, al importe pagado por el Cliente en los 12 meses anteriores al hecho que la origine. Nada en estos términos limita responsabilidades que legalmente no puedan limitarse.

Las herramientas de cálculo de la plataforma (incluidos el cálculo orientativo de nóminas y las cifras fiscales o contables derivadas de los datos que el Cliente introduce) son ayudas de gestión interna: no constituyen asesoramiento laboral, fiscal ni contable, y no sustituyen a los documentos oficiales que confeccione un profesional habilitado (asesoría laboral, gestoría). El Cliente es responsable de verificar esos resultados con su asesor antes de darles uso legal.

La caja (TPV) puede seguir cobrando sin conexión a internet en el dispositivo que el Cliente elija. Esas ventas se guardan en el propio dispositivo hasta que vuelve la conexión y se registran entonces en la plataforma. El Cliente es responsable de custodiar ese dispositivo y de no borrar sus datos mientras tenga ventas pendientes de registrar.

10. Cambios en estos términos y ley aplicable

Si modificamos estos términos de forma sustancial, avisaremos por correo con al menos 30 días de antelación; seguir usando el servicio tras la fecha de efecto supone su aceptación, y el Cliente siempre puede darse de baja antes conforme al apartado 6. Este contrato se rige por la ley española. Para cualquier controversia, las partes se someten a los juzgados y tribunales que correspondan conforme a la normativa aplicable.

11. Anexo — Encargo del tratamiento de datos (art. 28 RGPD)

Para los datos personales que el Cliente introduce en la plataforma, el Cliente es el responsable del tratamiento y el Proveedor actúa como encargado, conforme a lo siguiente:

• Objeto, duración y finalidad. Alojar y procesar los datos exclusivamente para prestar las funciones de la plataforma (reservas, pedidos y caja, comunicaciones transaccionales, facturación, gestión de personal y gestión del club) mientras la cuenta exista y durante los plazos del apartado 6. Los datos de uso del apartado 8 quedan fuera de este encargo: de ellos el Proveedor es responsable.
• Interesados y tipos de datos. Datos identificativos y de contacto de los clientes finales del negocio (nombre, email, teléfono), sus reservas, pedidos y pagos y, en su caso, la matrícula de su vehículo; datos de los empleados, incluidos los laborales (contratos, jornada, vacaciones, nóminas), y datos de los miembros de los clubes deportivos (jugadores y cuerpo técnico: datos de contacto, documento de identidad, convocatorias, asistencia y sanciones).
• Datos de salud (solo clubes deportivos). El módulo de clubes permite registrar datos de salud de los jugadores (alergias, enfermedades, lesiones anteriores y autoinformes sobre su estado físico), que son una categoría especial de datos (art. 9 RGPD). Solo se registran con el consentimiento expreso del jugador, que la plataforma le pide antes de guardarlos y deja registrado, y solo pueden verlos el propio jugador y el cuerpo técnico del club o las personas a las que el club dé ese permiso. Fuera de este módulo, la plataforma no está pensada para tratar categorías especiales de datos.
• Menores. Si el Cliente trata datos de menores (por ejemplo, jugadores de categorías inferiores o alumnos clientes de una cafetería escolar), le corresponde contar con la autorización de sus padres o tutores cuando la ley lo exija.
• Instrucciones y confidencialidad. El Proveedor trata los datos solo siguiendo las instrucciones documentadas del Cliente (las operaciones que este realiza en la plataforma) y garantiza la confidencialidad de las personas autorizadas a tratarlos. Cuando el Proveedor necesita entrar en el panel de un Cliente para darle soporte, lo hace en modo de solo lectura, durante un tiempo limitado y quedando registrado y visible para el Cliente.
• Medidas de seguridad (art. 32). Cifrado en tránsito, control de acceso por roles con aislamiento entre negocios, registro de errores y monitorización, y copias de seguridad diarias con retención de 30 días.
• Subencargados. El Cliente autoriza a los subencargados listados en la Política de Privacidad (Supabase, Vercel, Stripe, Resend, Anthropic, Redsys, Sentry, GitHub y, con consentimiento del visitante, Google). El Proveedor informará de cualquier cambio de esa lista, y el Cliente podrá oponerse dándose de baja conforme al apartado 6.
• Asistencia y derechos. El Proveedor asiste al Cliente, en la medida de lo posible, para atender los derechos de los interesados (la propia plataforma permite rectificar y suprimir datos) y en sus obligaciones de seguridad.
• Violaciones de seguridad. El Proveedor notificará al Cliente sin dilación indebida cualquier violación de seguridad que afecte a sus datos, con la información necesaria para que el Cliente cumpla los arts. 33 y 34 RGPD.
• Fin del tratamiento. Al terminar el contrato se aplica el apartado 6: exportación a petición durante 90 días y supresión posterior, sin excepciones. La conservación de facturas y demás documentación fiscal es responsabilidad del Cliente como obligado tributario, no del Proveedor.